【PTA・保護者会マニュアル】引き継ぎ4つのコツ!役員の仕事で楽するために!

目安時間:約 34分
PTA,引き継ぎ,マニュアル

りあこです。

 

 

こちらの最後で
「今年りあこはW役員です(保育園保護者会会長&PTA執行部会計)

 

役員の仕事も楽する方法って、意外とありますよ?

 

「少しでも自分がラクにできるように」
「来年の人もスムーズにできるように」

 

小さなことでも
1つ1つ楽する方法を見つければ
「来年以降の役員さんたち」も
ちょっとずつ楽になっていきますからね。

 

では、私が
役員の仕事で楽するために

 

  • 具体的にどんな工夫をして
  • 何を変えたのか?

 

次回のブログでお話しますね!

 

とお話させてもらいました。

 

 

PTAみたいにボランティアのわりに

やたら責任だけは重大で、しかも絶対的に逃れられない仕事。

 

ホント、ただでさえ忙しい日本のお母さん。

 

めんどくさい仕事こそ
絶対に「手抜きすべし!」です!マジで!!

 

 

・・・で

「めんどくさい仕事」があるとき。

 

その裏側には、必ず同時に

 

PTA,めんどくさい
「楽して手抜きする方法」が存在するんですよ。

 

あなたが気づいてないだけで

絶対、あるんです…(ニヤリ

 

 

具体的には

  • 効率化
  • 自動化
  • 手抜き化
  • 仕組み化

ですね!

 

PTA,引き継ぎ,マニュアル

 

わかりやすいように「4つの事例」で紹介しましょう。

 

  • 引き継ぎ資料は「捨てまくれ」
  • 仕事の見える化「マニュアル化」
  • 会長の仕事多すぎ!→みんなに任せて「手抜き」しよ♪
  • 自動で書類ができあがる「楽する仕組み化」の導入

 

順番にいきます!

 

1.過去の引き継ぎ資料は「捨てまくれ」!

うわ・・・ これ
ぜんぶ、私が持って帰るの?汗

 

抱きかかえたら「ちょっとした生後半年の赤ちゃん」みたいなズッシリ重たいサイズ感。

 

一番古いもので15年以上前の書類。

紙ダニとか棲み着いてそう(汗)

 

PTA,書類の山

保育園の会長職に代々引き継がれてきたと見られる、山のような資料・プリント類。

 

  • PTA
  • 子供会
  • 保護者会
  • 自治体、婦人会

 

どこの役員を見ていても
てんこ盛りの引き継ぎ資料が
毎年少しずつ増えながら残されていますが…

 

PTA,資料,整理

 

コレさ、

後生大事にとっておいたところで、誰が読むの?

 

 

っていうか

必ず保管すべき重要書類
大切な引き継ぎ事項とかも
この中に埋もれちゃってたりするんじゃないの?

 

 

「はい。コレはいる」
「はい。コレはいらない」

 

ぜ~んぶ仕分けして
大切な書類だけ残して

あとは全部、捨てました!

PTA,資料,処分

はい、スッキリ!

断捨離めっちゃ気持ちいい~!
(※りあこは捨て魔です)

 

ズッシリ重かった引き継ぎベビーが「ファイル1cm厚」に生まれ変わりました♪

 

 

役員の引き継ぎ資料を残すポイント(見極め方)

ついでに・・・

 

PTA,保護者会,役員,引き継ぎ,書類を残すポイント

 

↑ これね!

「保護者会の引き継ぎ資料を残すポイント」も作成しました。

 

 

  • すべて保管の重要書類(総会資料・帳簿など)
  • 直近2、3年だけ保管(参考資料)
  • すみやかに処分すべき書類(参加申込票など個人情報記載書類)

 

すべてに【基準】があれば
資料の仕分け・処分なんて誰でもできることですよね?

 

 

大切な書類も「ココ!」とまとまっていれば
必要なときにスグ見られますし

 

会長においては『全体像の把握』もしやすいですよね。

 

リーダーが全体像を把握して
適切に声かけ・運営していけば
役員さんたちみんな、安心して活動できますよね?

 

 

今回作ったPDF「役員引き継ぎ資料の残し方」は

誰でもダウンロードできるようにします。

良かったらあなたも参考にどうぞ。

 

プリント「役員引き継ぎ資料の残し方」

 

 

これで来年度以降の役員さんは

1ミリも迷うこと無くザックザック

書類を処分・整理・保管できますし、

 

未来の役員さんに迷惑をかけることなく

スムーズな引き継ぎができることでしょう。

 

うちの保育園にシュレッダーは無いので、個人情報記載の書類は保育園でまとめて融解処理してもらいました。

参考記事 → PTA個人情報保護法の改正に伴う対応について(公益社団法人日本PTA全国協議会)

 

役員の仕事をスムーズにこなすには、法律・制度・過去~現在の状況を把握していることも大切だったりします(色んな意味でね)

 

2.「来年度の引き継ぎ」を見据えてのマニュアル化

次。

 

あなたの園・学校では
役員の仕事って、ちゃんと
「マニュアル化」されていますか?

 

役員,引き継ぎ,マニュアル

 

私が今年引き受けているのは
小学校のPTA執行部(本部)・会計
保育園の保護者会・会長なんですが

 

PTAの本部くらいハードな役職だと、さすがにしっかりマニュアル作られているんですね。

 

なにせPTAの本部会計っていうのは、銀行でお金を出金するのに毎回校長先生の印鑑もらう必要があり、年2回校長・学校事務・PTA会長・会計監査が出席する「中間監査・期末監査」まであり『1円の狂いもないキッチリ正確な金銭管理を求められる会計のお仕事』なのです!!(しかーし、お給料は1円ももらえない完全なるボランティアなのである!)

 

 

一方、

末っ子が通う保育園の保護者会には
引き継ぎマニュアルがなかったんです。

 

 

さっきもお話したとおり
保護者会の代表である「会長の資料」はいっぱい残っていたんですよ?

 

でも、そこに入っていたものは

保護者に配布したプリント・議事録・メモ書き・アンケート回答用紙…

いらない情報も多いし
書いてあることは統一されてないし
知りたいこともバラバラに書かれていたり…

 

なんの役にも立たないどころか、邪魔でしか無い。

 

 

金銭管理を担当する「会計の資料」
前任からの引き継ぎで一応メモ書きとかはあったんですが、何をどこから始めたらいいのかサッパリわからず…

 

 

私は、3年前に初めての役員の仕事として
「保育園の会計」を引き受けたのですが

え・・・保護者会費って「保育園の先生」が管理するものじゃないんだ?
集金も、私(役員)がやるの?!現金をチェックして保護者会用の銀行口座で入出金管理するの?いっぱしの仕事じゃん…汗

というレベルでしたからね?

 

 

まったく役員経験がない状態で
「会計」とか「会長」とか重役ポジションについちゃうと

ホント何やっていいのか全然わからなくて困惑しますよね。

 

 

かといって、

いちいち前任に確認したり
その都度、園に相談したりとか

 

それこそ超・めんどうじゃないですかっ!!(゚д゚)
(※とにかくめんどくさがりです。)

 

 

なので、まずは「自分のために」記録を残し、引き継ぎ資料として「マニュアル化」して次の役員さんに渡したところ、これがかなり好評で!

 

その後、役員を引き受けてくれた後任のママたちから

このマニュアルがなかったらホント何やっていいのか全然わからなかったよ!すごく助かったよ!(>_<)

 

毎年、お礼の言葉をいただくほど。

 

 

どんなマニュアルが使いやすい?→「年間予定ベース」

では、役員の引き継ぎでは

どんなマニュアルを作れば良いのか?助かるのか?というと

 

役員,引き継ぎ,マニュアル,年間スケジュール

 

『年間スケジュール』をベースにしたマニュアルを作ると良いのですね。

 

 

というのも、

役員の仕事ってキホン
毎年、同じことしかやらないんです。

 

決まった時期に、決まったことをすればいい。

 

 

一方で、役員を引き受ける人
特に保育園のように小さな子どものママは

役員を引き受けること自体が初めてで…!

という人が多い。

 

上の子で役員の経験があったとしても
「このポジションに付くのは初めて」なのがほとんど。

 

  • いつどんな仕事があって
  • 誰と何をどうしたらいいか?

これが、全くわからない、見えない。

 

 

だから不安・心配だし、間違えたりムダ足を踏むことも多いんですよね。

 

 

ですから、
あなたが役員マニュアルを作るときはね?

 

「4月は」こういう仕事があるよ

必要な書類は○○で、ココとココを今年の内容に変更して、○○までに○○へ提出してね。

「5月は」・・・

「6月は」・・・

 

時系列でマニュアル化していくといいのです。

 

  • 今、何をやったらいいのか
  • やり忘れていることはないか

初めて役員を引き受けた人でも「マニュアル」さえあれば
一目瞭然で安心できるし、無駄足も踏みにくく失敗も減るのです。

 

 

年間を通して必要な仕事は「通年用の仕事」としてマニュアル化

 

あとは『年間を通して必要な仕事』もマニュアル化すると良いですね。

 

たとえば「会計」なら、銀行の入出金とか領収書の扱いなど、基本的な仕事の内容・流れ。

 

年間用とは別に「通年用の仕事」としてマニュアル化しておきます。

 

 

役員全体マニュアル(エクセル)も参考にどうぞ

ここまで会計マニュアルの例でしたが

 

今年わたしは保育園の保護者会・会長なので
『役員全体マニュアル』も作成中です。

 

 

役員,年間スケジュール,引き継ぎ,マニュアル,例,エクセル

 

  • どの役職の人が、いつ・どんな仕事をしているのか?
  • 必要な書類は?毎年用意しなきゃいけないものは?
  • 先生・役員への声かけ・準備などのタイミングは?

など

 

年間スケジュールに沿ってマニュアル化することで、役員さんの動きが把握できて、お互い「声かけ」や「サポート」しやすいですからね。

 

  • 担当者や必要書類
  • 何をやるのか?
  • 時期はいつ頃か?

 

初めて年間スケジュールを作るなら
とりあえず1年間の記録をとっておいて
次年度に引き継いであげると親切ですよ。

 

こちらも参考までに、エクセルファイルをダウンロードできるようにしておきますね!

 

役員年間スケジュール(エクセル)

 

中身は空です。保育園・学校によって仕事内容は違いますからね。

 

 

会長あいさつも「例文」残しておくと良いよ

あとはね~・・・

 

これは、実際に1年間会長をやってみて
すごくプレッシャーだったのだけど

 

保育園,会長挨拶,マイク

  • 保護者会総会
  • 保育園のお祭り
  • 奉仕作業(整備作業)
  • 運動会・発表会
  • 卒園式・謝恩会
  • なんだったら保育園ママ飲み会の「乾杯あいさつ」まで…笑

 

「会長挨拶」が必要なシーンって、けっこう多いんですよね。

 

スピーチ,挨拶,緊張

でも、私を含め普通のママ・主婦って
人前で「リーダー的な立場」で話すことに慣れてないじゃない。

 

  • 緊張
  • プレッシャー
  • 人前で恥ずかしい
  • 文章考えるの苦手
  • もうどこか遠いところへ逃げたい…

 

 

これさ・・・

 

みんな毎年同じことで悩むんだから

毎年、同じ挨拶でいいじゃん?

 

 

会長あいさつに

  • 工夫とか
  • 感動とか
  • 面白みとか

いらないでしょ?

 

だって、誰も

会長あいさつなんて聞いてないんだから!笑

 

 

というわけで、

 

行事ごとの会長あいさつ文例
メモ書きでもワードでもなんでも良いので

「引き継ぎ書類」として残してあげるのは

とても親切ありがたい心配りじゃないかなと、個人的に思うのです。

 

 

▼参考にどうぞ

 

運動会,会長挨拶,例文,音声

 

会長挨拶,メモ,カンペ

会長挨拶のときは「カンペ」を使えば、暗記や視線のプレッシャーからも解放されますよ♪

 

 

役員マニュアルは「データ&印刷」して引き継ぐ

で、こういった
役員引き継ぎ用のマニュアルは

エクセルかワードで作って印刷して引き継ぎます。

 

役員,引き継ぎ,マニュアル,印刷

 

というのも、必ずしも役員ママは
パソコンを使える人ばかりじゃないので、

マニュアルは印刷して渡してあげると親切なのです。

 

 

2~3年使うと、ところどころ修正・変更点が出てくるから、そのときは「データを更新」してもらうのが理想ですね。

 

この辺のデータの管理・修正は『書記さん』にお願いできればベスト

 

なかなかみんな、こういう細かいことやらないですけどね。

 

 

めんどくさがり屋の私から言わせれば
「古いデータのまま混乱することこそ、めんどくさい」って思うんですけどね。

 

 

3.会長の仕事多すぎ!→みんなに任せて「手抜き」しよ!

そして

引き継ぎ資料を「整理&マニュアル化」すると…

 

役員の「会長」がいかに大変で忙しい仕事なのか

ズバリ!見える化されます。

 

PTA,保護者会,会長,忙しい

たとえば

  • 園と役員間の窓口
  • 相談、質問への対応
  • 行事での会長あいさつ
  • 全役員の仕事内容を把握、声かけ
  • スケジュール管理、日程調整
  • 総会資料チェック、質疑応答の対策
  • 外部機関への挨拶、対応…

 

 

ここには書ききれないくらい
見える仕事~見えない仕事までいっぱいあって

 

あたしゃ、タメ息が出ましたよ。笑

 

 

でね?

 

↑ これ全部1人でやろうとすると、負担が大きくて無理があるし責任(プレッシャー)大きいわ仕事(実務)量も多いわ

 

・・・ってそれ、バランスおかしいでしょ?

 

 

みんな薄々気づいているから
「リーダーはやりたくない」んですよね?

 

 

  • 会長
  • 代表
  • 委員長
  • 副委員長
  • 副会長

 

毎年、くじ引きやジャンケンの役職決めで揉める園・学校も多いでしょ?

 

 

これさ・・・

 

クジ引きで問題を先送りするんじゃなくて

1つずつ「解決」していけばいいんじゃない?

 

 

たとえば

責任が重たいポジションは
実務を減らすべし(他に任せる)
とかね!

 

 

役員の仕事は、責任の度合いで3つに分ける

 

以下は、
うちの保育園の保護者会の例です。

 

 

具体的には「マニュアル化」した書類を元に

 

  • 誰でもできる仕事
  • (お祭りの企画、記念品選びとか)
  • ある程度の責任が発生する仕事
  • (スケジュール調整、外部機関へのアポ・TELとか)
  • 会長にしかできない仕事
  • (会長あいさつ、園・役員間の窓口役とか)

 

この3つに分けます。

 

 

で、1~2は責任の度合いに応じて
専任担当者を決定。

 

 

見えない仕事を「見える化」して
特別な役職・仕事がなかったり
ポジション的に楽な役員さんに割り振るんですよ。

 

 

リーダーは「仕事をしない」!めんどくさい仕事を「割り振る人」です。

 

いいですか?

 

会長・委員長みたいな「リーダー」だからって
全てを自分でやる(把握する)必要はない。

 

 

むしろ、
めんどくさい仕事こそ
役職のない役員さんにまわしてあげてください!

 

 

▼こちらも合わせて参考にどうぞ!

  • 【保護者会・PTAを変える】役員の負担・仕事を減らす3ステップ

 

 

【2019.3.27追記】ここからは、保育園の会長を1年やってみての感想・アドバイスを追記しますよ!

 

 

私は今年1年、会長をやって

お祭りのバザーやら
会費の集金業務やら

役員の仕事をザクザク減らした一方で

 

もうね、めんどくさがりな性格以前に、今年はPTA本部会計と保育園の会長のW役員だったので、『物理的に無理!』と開き直ってザックザック減らしちゃいましたね。笑

 

周りの役員さんや
副会長・書記・会計さんには
じゃんじゃか仕事を割り振りました。

 

 

でも、役員さんたちからは
恨まれたり迷惑がられるどころか

 

「人に頼むより『頼まれる方が楽』なんだよね~!」

 

「むしろ、ありがたかった」
という感想を聞かせてもらったんですね?

 

 

人にお願いするより「お願いされる」方が楽

 

これ、あなたも思い当たらないかな?

 

「人にお願いする」より

「誰かにお願いされる方が楽」
「自分でやってしまう方が楽」

 

外で働きながら役員を引き受けている「忙しい身」のはずなのに、

なんでしょう、この不思議な心理状態は。

 

 

何の役にも立てない。協力したいけど何をしたらいいかわからない

 

あのね?

 

「役員を引き受けてる方」って

人柄・性格にもよりますけど

 

「私、何の役にも立ってないかも…」

 

「会長さん、大変そうだから手伝いたいけど何をしたらいいのか…」

 

こんなふうに感じているものなんですよ。

 

 

でも、リーダーであるあなたが
役員の仕事をじゃかじゃか割り振ることで

 

 

あなたが

「ぜひ、○○ちゃんにお願いしたい!」
とお声を掛けることで

 

救われる気持ちになったり
がぜん、やる気が湧いたりする人もいるんです。

 

何度も言いますが、みんながみんなそうというワケじゃないですよ?
ただ、うちの保育園では、みんな積極的にホント気持ちよくお仕事を引き受けてくれました。

 

会長のメイン業務は「相談窓口&決断決定&感謝の乱発」!

だから、

「仕事をお願いする側」であるあなたは

なにか困ったことがあったら、いつでも相談・連絡してね

 

いつも、この姿勢でいれば良いのです。

 

 

で、本当に何か起きちゃったときは
全役員さんに聞く&相談します。

 

 

そして、みんなの意見を聞いた上で
最終的には、会長であるあなたが「決断」します。

みんなに相談した上で「決断・決定する」のも会長さんの大事なお仕事ですね。

 

 

お仕事が終わった後や
作業を仕上げていただいた後は

○○ちゃんのおかげで、めちゃくちゃ助かったよ~!!本当に、ありがとうね!!

 

全力で、感謝します。

 

 

この1年、保育園の会長をやってみて

私が「1番コレ大切っ!」と感じたのは

 

会長のメイン業務は
相談窓口&決断&感謝の乱発!

ということ。

 

(あと会長あいさつもあります会長あいさつもありますが、あれはテキトーで良いです・笑)

 

 

安心して相談・お願いできる相手がいて
「感謝、感謝」で役員の仕事をしていると

お互いに自己肯定感で満たされるんです。

 

サクサク仕事は進んでいくし、人間関係もスムーズになります。

 

ただし、仕事を割り振るには全役員の仕事を把握する必要がある。
だから、過去資料の整理・断捨離&マニュアル化は必須だし、それが済んでない園・PTAでは、けっこうな時間と労力がかかりますよ。
でも、誰かがやり遂げたら「今年」も「後の人も」楽だよね?という話。

 

 

▼こちらも合わせてどうぞ。

  • 【保護者会・PTAを変える】役員の負担・仕事を減らす3ステップ

 

 

 

もう一度まとめますね?

 

私の考えですが

保育園の保護者会・PTA会長で1番大切なことは

 

会長の実務は限りなく減らす代わりに

みんながスムーズに動けて
ムダな仕事も限りなく減らして
気持ちよく手伝える状態を作る

 

 

そのために必要なのが

    • 引き継ぎ資料は「捨てまくれ」
    • 仕事の見える化「マニュアル化」
    • 会長の仕事多すぎ!→みんなに任せて「手抜き」しよ♪
    • 自動で書類ができあがる「楽する仕組み化」の導入

なんですね?

 

 

これをサクサク導入できるかどうかが

役員の仕事(特に会長)として
1番大切なポイントになる
と思っています。

 

 

では、だいぶ長くなったので

 

 

続きは ↑ コチラからどうぞ!

 

 

 

ブラック企業もPTAも一緒だからさ。

 

私が役員の仕事の引き継ぎに

ここまで情熱を注げるのは、

 

やっぱり自分自身が、PTAに限らず「会社の仕事」でもすごくしんどい思いをしてきた経験があるから、なんです。

 

 

わかる人が誰ひとりいなくなってしまった業務や現場を、「入ったばかりの新人」がマニュアル1つない状態で引き継いで運営していく。これがどれだけ辛く大変なことなのか。

 

私もブラック企業

身をもって体験してきたので
身にしみてよくわかるんです。笑

 

 

PTAはボランティアだけど
もれなく責任や義務がセットでついてくるのも現実ですしね。

 

 

だから、

仕事だろうが
役員だろうが

私がマニュアルを作るときは

 

100%全力で

自分の知っているすべて
引き継ぐようにしているんです。

 

保育園継続【1人起業】マニュアル

 

 

あとがき『まず、信頼する』

 

さいごに。

 

役員の仕事はほんと大変でしたが
でも「やってよかった」と私は思っています。

 

特に、上の役職になるほど
『魅力ある人』に恵まれたのも幸いでした。

 

 

たとえば、こんなことがありました。

 

PTA本部の『会計』になったばかりのころ。

 

引継マニュアルはあったのだけど
事務職を経験したことのある私ですら
呆然とするような業務ボリュームな上に
会議や雑用で学校に入り浸りの日々。

 

(※学校にもよるだろうけど、PTA本部の仕事って、いっぱしの役割と責任を求められます。)

 

 

なにがわからないのかわからない状態で
取りこぼしなく完璧に遂行するため

 

(※基本的に、会計という仕事は1円のミスもゆるされません。)

 

 

周りの方に1つ1つ確認しながら
慎重に作業を進めていました。

 

(※それでも失敗や間違えることたくさんあって、みんなにいっぱい助けてもらった。)

 

 

本部の役員を初めて間もないころ。

 

ある企画の準備で
複数の選択肢があったから
「どれがいいでしょうか?」と
本部役員の先輩ママさんに相談したの。

 

 

そしたらね?

 

「りあこさんのいいようにして(^^」

にっこり笑って任せてくれた。

 

投げやりでも
めんどくさいでもなく

彼女の言葉や態度から
自分を『信頼してくれている』のが伝わった。

 

 

それがすごくうれしくてね・・・
がんばれちゃったよね(^^

 

 

その年は、わたし
PTA本部会計とともに保育園会長も兼任していたのだけど

 

『まず、信頼する』

 

会長のお仕事でも、これを

1番大事にしようと思ったの。

 

そしたら、ほんとみんな
気持ちのいい仕事してくれた。

 

 

みんな働いてるし忙しいじゃん。
お互い「はじめまして」の人も多い。

 

でも私がああだこうだ言わなくても
自ら調べて動いて迷ったときは
ちゃんと相談してくれて
スムーズにことが動いていった。

 

ほんと、ありがたかったよね…

 

 

『まず、信頼する』

 

これ、魔法のコトバだと思ってる。

 

自分が相手を信頼すれば
相手も信頼に応えてくれる。

 

なにかしてくれたから
なにか持っているから
信頼するのではなく

 

はじめましての段階で信頼できるか?

 

(※通りすがりの人をやみくもに信頼するという意味ではないですよ。これから付き合っていく仲間に対しての話です。)

 

 

いま私は人に恵まれてるなと思うのだけど
そのベースは『信頼』だと感じている。

 

 

▼世界のGoogleも同じでした。
「疑う」をやめる。グーグル社員はなぜ同僚を『まず信じる』のか(Japan Forbes)

 

 

 

今年は私、自分の仕事の方でも

人にお任せすることが多くなったんです。

 

あきらかに今、この1年引き受けた
役員(会長)の経験「直結して」仕事の役にも立っています。

 

 

そう考えると・・・

 

役員の仕事ってたしかに

「タダ働き」だけどさ?笑

 

人の上に立つスキルを
実践の場で無料で学べると思えば
けっこう貴重な経験をさせてもらったなと。

 

 

あなたがどんな立場で
この記事を読まれているかはわかりませんが

 

ムダなことは1つもないですよ。

 

ゆるく楽しくテキトーに
役員の仕事、乗り切ってくださいね~

 

 

▼続きはコチラ!

 

PTA,名簿作成,アプリ不要

 

保育園,退園回避策

あなたにもできる具体的な方法をお伝えします。

保育園ママ専用マニュアル
このブログを書いてる人

3人娘のママ・りあこです
育休退園やリストラ・引っ越しなど保育園の退園(危機)を4回経験した強運の持ち主。

同じ境遇で悩んでいるであろう日本全国の保育園ママに向けて(たぶん)日本初の「保育園継続マニュアル」を作成・公開しました。

>>もうちょっと詳しい自己紹介はコチラです

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